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審核技巧



審核技巧


一、審核發現和審核證據

審核證據:關于事實的可驗證的信息、記錄或陳述。(2.3)

審核發現:將收集到的審核證據與商定的審核準則進行比較所得出的評價結果。審核發現是編寫審核報告的基礎。(2.4)

 

審核發現和審核證據實例

例一:

保證容器正確標識的機制不充分

  • 工廠的員工負責標識材料存儲的區域。沒有提供有關為什么以及如何標識方面的培訓,在工廠一級沒有有關容器標識的程序安排和職責分工。

  • 物資供應部負責確保所有的桶都應明確標識。該機制是要求所有供應商在他們將容器運到之前就對容器進行標識,此要求是合同的一部分,但是,僅僅強調了保證對危險材料的標識,由于沒有嚴格貫徹該項要求,許多非危險原材料沒有標識。沒有一個機制保證廢棄的容器得到標識。

  • 工廠范圍內確保容器標識不出問題的機制還沒有明確地劃分。各級員工不了解正確和充分標識的重要性和原因,而這是材料管理的基本要求。

     

    例二:

    玻璃廠中控制噪音的機制不充分


  • 我們被告知耳塞已分發給員工,也要求員工佩戴,但是此要求沒有被積極執行。

  • 噪音被識別為玻璃廠的重大因素,并且也已建立了相應的管理方案,但是各級員工不清楚暴露于噪音下的潛在危害性(噪音導致的失聰是不可逆轉的工業疾病,結果就是,工人不佩戴所發的勞保用品,管理者也沒有嚴格徹此規定。

  • 玻璃廠內與噪音相關的運行控制程序也沒有有效地執行。

     




  • 文件預審


    一、SHE文件審核:


    1. 文件內容是否符合行使ISO14001/

      OHSAS18001標準的所有要求

    2. 名詞術語是否與ISO14001/

      OHSAS18001標準一致

    3. 文件層次是否清晰

    4. 文件內容是否有內在的邏輯性和連貫性

    5. 文件內容是否具有適用性及可操作性

    6. 文件是否現行有效,符合文件控制要求

      二、文件審核的幾條線:


    • 方針 目標à指標à方案

    • 因素 評價à識別à更新à控制

    • 法律 法規à獲取à評價à遵守à更新

    • 組織機構:職、權、活動分配應保持一致

    • 三級監控機制關系和作用

    • 文件各層次的接口關系:文件審核通常以手冊、程序為主。文件審核應延續到現場審核。

      三、文件審核的目的:


    • 了解現場的重大因素及其控制(目標指標,運行控制,應急響應,監測方式)

    • 掌握相關的法律法規

    • 明確相關人員的職責

    • 組織機構:職、權、活動分配應保持一致

    • 編寫好的檢查清單。

       

      審核計劃和工作文件

      一、開展SHE審核的條件:


    • 具備了關于審核主題事項的充分適用的信息;

    • 具備了開展審核活動所需的充足資源;

    • 能取得受審核方的充分合作。

      二、審核計劃:


    • SHE管理者代表編制年度內審計劃,年度內審計劃應覆蓋全部部門及ISO14001/OHSAS18001的全部要素;

    • 按年度計劃安排每次內審---時間、審核范圍;

    • ISO14001/OHSAS18001中指出審核計劃應包括“受審核方體系中應予以重點審核的要素和審核這些要素的審核程序”。“要考慮SHE的重要性和上次審核的結果”;

    • 審核組長必須參與對主要領導和部門的審核,以期對體系的總體情況作出評價。

      三、審核的發起:


    • 最高管理者重視,公司動員

    • SHE管理者代表確保內審實施

    • 組建一支合格的內審隊伍

    • 明確內審組長,落實內審職責

      四、審核的準備:


    • 管理者代表任命審核組長

    • 審核組長制定審核計劃、管理者代表批準

    • 審核分組,考慮審核組員交叉回避的原則


    2  組員審閱文件編制審核用的檢查單(文件審閱見前一部分)

    2  通知受審核部門,以得到支持和配合

    五、審核組任務分配和工作文件

    2  任務分配:由組長與有關審核員共同商定

    2  工作文件:主要有審核記錄()檢查清單

    六、體系的有效性

    2  體系的目的:提高組織的管理水平,控制SHE安全健康因素,改善組織的SHE績效。

    2  審核的任務:判斷體系是否符合標準的要求。(收集證據要求不僅收集不符合的證據,而且要收集符合性的證據)

    2  體系的有效性表現為兩個方面:

    一、體系本身的有效性:1、體系可保證組織的方針目標指標的實現;2、對重要因素可以有效控制;3、通過三級監控機制形成一套自我發現/糾正/完善的機制。

    二、體系實施的有效性:污染風險預防,節能降耗,節約資源,改進產品的SHE性能。

    2  內審側重檢查體系的符合性

    七、審核工作方法----去檢查什么?

    2  書面文件及其實施;

    2  對機構和職責的了解程度;

    2  培訓需求分析和員工的能力;

    2  監測項目和記錄;

    2  廢棄物處置記錄;

    2  對其他要求的了解;

    2  因素和重大因素清單;

    2  抱怨

    八、檢查單的可能內容

    2  主題清單;

    2  需問的問題;

    2  相關的法規和標準;

    2  主要的SHE風險

    2  需要去的現場和觀察的活動;

    2  檢查實施現狀

    九、檢查單的一般格式(表一:)


    表一:


    ISO14001/OHSAS18001要素

    手冊/程序

    審核項目

    審核方式

    審核記錄

     

     

     

     

     


     

     


    十、編制檢查單的方法

    1.        根據標準的要求和受審核方體系文件中機構與職責規定的各項內容逐項檢查受審核部門的職責及這些職責的履行情況;

    2.        閱讀體系文件了解體系文件對受審核部門的各項要求,根據要求檢查崗實施位實施情況;

    3.        根據標準中的各要素的要求,檢查受審核部門對該要素的實施情況;

    4.        按照受審核部門的重要因素檢查各崗位對重要因素的控制情況,并檢查記錄;

    5.        檢查目標指標和管理方案的落實情況。

    十一、編制檢查單的技巧

    2  抽樣有代表性,緊扣審核目標;

    2  編寫檢查清單應考慮

    --法規要求

    --以前的審核資料

    --已知的SHE問題

    --管理的特點,活動產品服務的信息

    --SHE文件要求

    --審核員的經驗

    --職責機構(不同職務,問題不同)]

    --受審核部門的重要SHE因素及其控制;

    2  充分利用計劃規定時間

    謹記:隨機抽樣,不是隨便抽樣。

    十二、使用檢查表注意事項

    2  勿透露給審核方

    2  應用檢查表要自然,不要生搬,照本宣科

    2  對初始問題發現的情況要追蹤下去

    十三、檢查單的作用

    2  明確審核目標

    2  有計劃取得審核證據,明確審核的抽樣樣本

    2  減少偏見

    2  使審核程序規范化,有節奏性和連續性

    2  保持審核進度,節約時間

    2  突出審核重點,防止遺漏或重復

    2  做為審核實施記錄保存

     

    例一(運行控制)

    化學品管理

    l   性質不相容的化學品是否存在一起(分開、分離、隔離)

    l   容器的標識,有無中文標識,是否規范;

    l   托盤的提供,有無防泄漏的圍堰;

    l   應急物資如吸收面,鋸末,砂,裝廢吸收材料的容器;

    l   沖洗設施---淋浴器,洗眼器;

    l   現場的通風情況如何?易燃易爆庫的風扇應接地;

    l   易燃和危險品庫應裝防爆燈和開關,容器考慮接地;

    l   MSDS現場是否準備,是否是中文,符合國標?

    l   消防設備的情況,有無過期,是否充足?

    l   現場有無化學品清單;

    l   急救箱內藥品齊全充足,有無藥品清單和定期檢查;

    l   現場有無應急方案和逃生圖;

    l   存放布置圖;

    l   出入庫登記平衡;

    l   現場人員是否知道泄漏和火災的應急方案;

    l   庫房的地面墻體和房頂的情況;

    l   化學品的廠內運輸;

    l   應置于有盛托的運輸工具中運輸化學品的廠內運輸;

    l   應置于有盛托的運輸工具中運輸;

    l   化學品的現場使用;

    l   現場是否存有過量的危險化學品;

    l   其他其本應遵循化學品庫的規定

     

    例二(應急準備與反應)

    火災的應急反應

    ?  消防器材是否充足,有無過期的現象,是否定期檢查、更換、充氣(記錄、有無消防器材的配置圖;

    ?  是否進行過演習,員工(義務消防員)是否會使用消防器材,是否知道急救情況下的聯絡方式,以往的演習記錄;

    ?  現場的消防器材是否被阻擋,是否容易獲取;

    ?  現場有無逃生圖,圖上是否標明了集合地點;

    ?  預案中是否規定了清點人數的要求;

    ?  現場的路線指示是否清楚,如“EXIT”、“出口”的指示燈是否有效,地面的標識是否清楚;

    ?  應急照明和供電,特別是為消防泵的供電是如何保證的(有無雙路供電,備用發電設備)

    ?  自動滅火和噴淋設備,感應報警設備是否定期檢查其有效性;

    ?  消防水的容量是否充足,符合要求;

    ?  是否與當地消防部門舉行過聯合演習;


    現場審核


    一、根源分析和不符合報告

    1、記錄不符合項

    l   僅記錄觀察到的事實,不要做假設和推斷

    l   鼓勵現場管理者與你合作以確認根本原因

    l   只要出現就應提出不符合項----確認現場同意這些不符合

    l   做到清楚,簡潔和敏銳

    2、不符合項描述

    例一:

    l   整個現場發現了幾個未標識的窗口容器:

    --在成品庫的后面發現520公斤容量的盛滿建筑用油灰的大璃瓶;

    --20200裝著NaOH的桶在鍋爐房的后部有護堤防護區域被發現的;

    --1325公斤裝的容器,內裝消泡劑,在攪拌器旁的廢水處理廠發現;

    例二:

    混合研磨車間的噪音很高,監測記錄表明廠內有些區域的噪音很高,需要耳防護設備,但是在工廠中并沒有發現工人戴耳防護設備,也沒有執行相關規定的跡象(警告招貼和標識)

    例三:

    大量氫氟酸存放于化工庫露天通道,每個盒子中有225公斤的塑料桶,這些盒子堆有5層或6層高,由于自身的重量已使下邊的容器發生了泄漏。我們注意到氫氟酸從貨堆的底層滲到露天的通道,這會造成對雨水的嚴重污染并危險員工的健康。

    3、不符合項原因分析

    l   確定發生問題的根源,并側重于預防的方案。

    l   不斷地探尋問題的原因。

    4、根源的表象

    l   重大因素沒有識別

    l   法規不符合

    l   未標識的容器

    l   化學品的泄漏

    l   缺乏運行控制

     

    l   內務管理欠佳

    l   設備失靈

    l   廢物的混合

    5、根源的可能性

    l   方針中的承諾不妥

    l   不現實的目標指標

    l   培訓和意識的缺乏

    l   預防措施的缺乏

    l   沒有建立有效的監督機制

    l   不恰當的方法和程序

    l   檢查和內審不充分

    l   資源的缺乏

    l   內部交流不好

    l   缺乏明確的職責和授權

     

    根源的實例一:

    保證容器正確標識的機制不充分

    l   工廠的員工僅負責標識材料存儲的區域,沒有提供有關為什么以及如何標識方面的培訓,在工廠一級沒有有關容器標識的程序安排和職責分工

    l   物資供應部負責確保所有的桶應明確標識,該機制是要求所有供應商在他們將容器運到之前就對容器進行標識,此要求是合同的一部分,但是,僅僅強調了保證對危險材料標識,由于沒有嚴格貫徹該項要求,許多非危險材料沒有標識,沒有一個機制保證廢棄的容器得到標識。

    l   工廠范圍內確保容器標識不出問題的職責還沒有明確地劃分,各級員工不了解正確和充分的標識的重要性原因,而這是材料管理的基本要求。

    ISO14001/OHSAS180014.4.2是明確要求,為有效地實施SHE管理以及確保那些其工作能對SHE產生重大影響的員工得到適當的培訓。

    ISO14001 4.4.6/OHSAS18001中要求對那些考慮到缺乏程序指導可能導致偏離環境、目標和指標的運行情況,建立并保持成文的程序,同時也要求控制供應方的SHE因素。

    根源的實例二:

    正確存儲和搬運化學品以及以對化學品泄的應急響應機制不充分

    l   與現場管理人員交談得知氫氟酸泄漏的應急響應程序可概述為:

    使用適當的勞保用品,將泄和污染的容器挪到有護堤的區域,同石灰粉中和泄漏的酸;將有廢棄物裝進封閉的桶,并將桶送到有害廢棄物存櫧區。

    在審核中我們發現了一次泄漏,但在處理時這個程序只是被部分遵守。

    泄漏的容器放在有防護堤的區域沒人管,直到審核員發現此事,引起了管理者的注意才撒石灰粉。

    l   對此事的調查很有限,因為現場沒有工人可做立即的面談,從隨后的討論中得知,員工很清楚氫氟酸可造成對人體的嚴重安全健康危害,但是他們不十分清楚應急響應程序。

    l   化工庫的員工知道氫氟酸的沒有合適的地方存儲,也了解正在考慮建一個有頂棚和防護堤的庫來存儲氫氟酸,現在的存儲方式19993月開始的,原因是主要的化工庫缺少空間。

    l   員工不清楚雨水被氫氟酸污染后意味著什么,以及存放中氫氟酸的泄漏對安全健康的危害。

    l   在審核時所表現出的,對氫氟酸的搬運和存儲的運行控制是很不充分的。


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